Un restaurante en marcha, sin un sistema que lo respalde
Papi Adams atiende comida árabe en República de Corea 313, Recoleta, con mesas en el primer piso y en la terraza. Durante 14 años trabajó con Soft Restaurant 8.1, hasta que el programa dejó de funcionar y ya no había soporte al cual recurrir.
De todos esos años solo quedó una exportación de catálogos. Nos pidieron dejar el restaurante funcionando en un sistema actual, con sus productos y sus precios, en un computador dentro del local y con tres puestos de trabajo: la caja, los garzones del Piso 1 y los garzones de la Terraza.
Quiénes usan el sistema cada día
- Garzones: 4 personas
- Caja: 1 persona
- Administración: 1 persona
Cada persona entra al punto de venta con su propio PIN y ve solo lo que corresponde a su cargo.
Lo que encontramos en el diagnóstico
Revisamos la exportación del sistema anterior, la carta online y el computador del local. Agrupamos lo que vimos en cuatro frentes.
Catorce años sobre un mismo programa y, cuando falló, solo quedó el catálogo. 281 productos, sin clientes, sin modificadores y sin promociones que rescatar.
Sistema anterior
- P1Sin sistema y sin soporte. Soft Restaurant 8.1 dejó de funcionar y nadie podía repararlo.
- P2Historial perdido. Solo se conservó una exportación de catálogos en 33 archivos.
Calidad del catálogo
- P3Unidades sin sentido. 132 platos figuraban vendidos por «galón».
- P4Impuesto mal configurado. Todos los productos aparecían exentos de IVA.
- P5Productos de más. Un plato duplicado, 8 versiones «para llevar» y 6 envases aparecían como productos.
- P6Dos listas de precios. 22 productos no coincidían con la carta online.
- P7Carta sin imágenes. 192 de los productos activos no tenían foto.
Operación del salón
- P8Mesas con letras. Nombres como 1A o T10A no se podían usar tal cual en el nuevo punto de venta.
- P9Tickets que no debían mezclarse. Comandas de cocina y barra, cuentas y precuentas debían salir ordenadas en las impresoras del local.
Equipo y soporte
- P10Un equipo por preparar. El computador del local necesitaba ajustes antes de recibir el sistema.
- P11Sin soporte a distancia. Cualquier ayuda exigía estar frente al equipo.
Lo que construimos, de los datos al cierre de caja
Una implementación llave en mano para un restaurante que necesitaba volver a tener un sistema confiable.
Un catálogo rescatado y ordenado
Leímos la exportación del sistema anterior, la cruzamos con la carta online y resolvimos las diferencias con el cliente antes de cargar nada. Cuando un precio se contradecía, mandó la carta.
- De 281 a 266 productos, en 21 categorías
- Código propio por producto, unidades corregidas e IVA incluido en el precio
- «Para llevar» dejó de ser otro producto y pasó a ser una indicación del pedido
- 266
- productos activos
- 138
- con foto
- 21
- categorías
El sistema vive en el restaurante
Instalamos Ranmy en el propio local, para que caja y garzones trabajen conectados dentro del restaurante. Si el equipo se reinicia, el sistema vuelve a funcionar solo.
- Instalación y configuración a cargo de nuestro equipo
- Respaldos automáticos de la información
- Soporte remoto con acceso protegido
Tres puestos de trabajo conectados
- Caja: Cobros, cuentas y cierre del turno
- Piso 1: Pedidos de los garzones
- Terraza: Pedidos y precuentas
Un plano de mesas para atender de un vistazo
Cada mesa muestra su tiempo, su monto y un color que avisa cuando se atrasa. Para juntar mesas, el garzón las marca y confirma; las mesas unidas se quedan en su lugar del plano y se separan con un botón.
- Piso 1 y Terraza con la distribución real del local
- Numeración corrida del 1 al 38, con etiquetas para imprimir
- Resumen de mesas libres, a tiempo, en alerta y atrasadas
Resuelve P8
Un pedido que muestra lo enviado y lo pendiente
El garzón ve en tres pasos dónde va la mesa: tomar, enviar y cobrar. La orden separa lo que falta enviar, lo que ya salió y lo que no necesita comanda, así que nada se envía dos veces ni se queda atrás.
- Categorías a la vista y fotos de los productos
- Indicaciones por línea, como «Para llevar»
- Comensales, división de cuenta y cambio de mesa
Resuelve P5
Dos impresoras, cada ticket a su lugar
Al enviar un pedido, cocina y barra reciben por separado solo lo que les toca. En la terraza, una segunda impresora emite las precuentas sin que el garzón tenga que ir hasta la caja. Lo que no necesita preparación no gasta papel, tal como el restaurante pidió mantenerlo.
- Comanda agrupada por tiempos, con aviso al iniciar cada uno
- Cocina y barra reciben tickets separados
- Precuentas a mano en la terraza
Resuelve P9
- 169
- productos a cocina
- 50
- productos a barra
- 47
- sin comanda, por decisión del cliente
Cobro con propina y cierre que cuadra
La pantalla de pago muestra el total, sugiere la propina del 10 % y permite cobrar con las cinco formas de pago del restaurante. Al final del turno, el cierre compara lo esperado con lo contado en cada una.
- 1. Cobrar: Total, propina del 10 % y cinco formas de pago: efectivo, crédito, débito, Uber Eats y PedidosYa.
- 2. Entregar el ticket: Pago confirmado y ticket impreso o enviado por correo.
- 3. Cerrar el turno: Lo esperado y lo contado por forma de pago, con reporte en Excel.
Cada persona con su acceso, en un sistema con su marca
Definimos tres perfiles: garzones, cajeros y encargados. Cada persona entra con su PIN y el sistema aplica sus permisos. La pantalla de acceso lleva el logo y los platos de Papi Adams.
- Permisos por acción dentro del punto de venta
- Reporte de auditoría para la administración
- Imágenes propias para el acceso y para cada zona
Cómo lo hicimos, paso a paso
Cada etapa se revisó y se aprobó antes de pasar a la siguiente.
Alcance y diagnóstico
Definición del servicio, revisión de la exportación y plan de implementación.
Catálogo
Cruce con la carta online, correcciones y respuestas del cliente.
Equipo y sistema
Preparación del equipo, instalación y carga de datos.
Pantallas y comandas
Plano, pedido, pago, impresión y ajustes en el local.
Entrega
Capacitación, pruebas de aceptación y soporte remoto.
Lo que cambió en la operación
Cómo era la situación al llegar y cómo queda con Ranmy.
| Proceso | Antes | Con Ranmy |
|---|---|---|
| Sistema | Detenido y sin soporte | Instalado en el local, con soporte remoto |
| Catálogo | 281 productos con errores de unidad e impuesto | 266 productos ordenados, con código e IVA incluido |
| Precios | 22 distintos a los de la carta online | Alineados con la carta, salvo 2 por decidir |
| Mesas | Nombres con letras | Plano por zona con numeración corrida del 1 al 38 |
| Tickets | Comandas, cuentas y precuentas por ordenar | Cocina y barra por separado, y precuentas en la terraza |
| Para llevar | Productos duplicados | Una indicación dentro del pedido |
| Soporte | Sin acceso a distancia | Soporte remoto con acceso protegido |
productos en el punto de venta
Con categoría, código y precio.
mesas en dos zonas
Con tiempo, monto y estado a la vista.
perfiles de acceso
Garzones, cajeros y encargados, cada uno con sus permisos.
Lo que esto cambia para el negocio
Impactos que esta operación hace posibles. Los marcamos como proyección: dependen de cómo opere el restaurante.
Menos dependencia de un programa antiguo
Un sistema vigente, con soporte y respaldos.
Menos errores entre salón y cocina
Cada zona recibe solo lo suyo y la orden muestra lo que falta enviar.
Cierres más claros
Cada forma de pago y la propina quedan a la vista al terminar el turno.
Ficha del proyecto
| Ítem | Detalle |
|---|---|
| Sistema | Ranmy Restaurante: punto de venta, mesas, comandas impresas e inventario |
| Instalación | En el propio restaurante |
| Salón | 38 mesas en Piso 1 y Terraza |
| Equipamiento | 3 puestos de trabajo y 2 impresoras, con tickets de cocina, barra y precuenta |
| Medios de pago | Efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, Uber Eats y PedidosYa |
| Servicios | Migración de datos, implementación en el local, capacitación, respaldos y 60 días de soporte remoto |
